Quản lý chấm công hàng ngày và tự động báo cáo với Chatbot Nikabot

0
115

Nikabot – một chatbot được tạo ra để giải quyết vấn đề quản lý, tổng hợp và báo cáo các hoạt động của các công ty đa quốc gia một cách tự động đến cho nhà quản lý. Nikabot hoạt động trên Slack – một công cụ và dịch vụ trực tuyến quản lí làm việc nhóm dựa trên đám mây.

Vấn đề quản lý chấm công hiện nay mà nhiều công ty gặp phải

Nhiều công ty nỗ lực tích hợp các giải pháp theo dõi thời gian thực để theo dõi nhân viên của họ làm những công việc gì trong giờ làm. Một số giải pháp gây khó chịu cho nhân viên như là theo dõi máy tính qua phần mềm thứ 3, báo cáo thường xuyên vào một file báo cáo và gửi cho bộ phận chấm công,…

quản lý chấm công

Bắt mọi người thêm dữ liệu của họ vào bất kỳ công cụ theo dõi/quản lý mà công ty đang sử dụng luôn là rào cản lớn nhất. Hầu hết các giải pháp theo dõi hiện tại là quá khắt khe và cồng kềnh: nhà quản lý sẽ yêu cầu bạn dừng mọi thứ bạn đang làm, đăng nhập vào một phần mềm riêng biệt (đôi khi với xác thực 2 bước), điền vào nhiều trường và đánh dấu vào ô. Những thứ đòi hỏi quá nhiều thời gian và khi cuối ngày làm việc mệt mỏi, bạn vẫn phải cố gắng báo cáo.

Không sử dụng phần mềm chấm công được vì?

Hãy thử tưởng tượng các chi nhánh của công ty nằm ở nhiều nước khác nhau với nhiều múi giờ khác nhau. Bạn sẽ cần một hệ thống phức tạp để quản lý và theo dõi hiệu suất làm việc của rất nhiều nhân viên. Hoặc công ty của bạn có nhiều bộ phận với đặc thù làm việc khác nhau, thay vì việc cam kết với khung giờ làm việc cứng nhắc từ sáng cho đến tối bạn muốn sử dụng hệ thống giờ làm việc linh hoạt hơn. Việc đó sẽ tạo điều kiện tốt nhất để mọi người phân phối kết quả thay vì khiến nhân viên của bạn cam kết với giờ làm việc cứng nhắc mà không đạt hiệu quả cao.

Nikabot – Chatbot thay thế cho giải pháp theo dõi thời gian thực

Slack là công cụ hoàn hảo được sử dụng cho tất cả các thông tin liên lạc bên trong công ty. Vì vậy, giải pháp Chatbot triển khai trên Slack vì nó là nơi duy nhất mà bạn có thể tích hợp một công cụ theo dõi mà không gây ra nhiều sự gián đoạn cho công việc của bất kỳ ai. Nika cũng có khả năng làm việc trên nhiều thiết bị từ desktop cho đến mobile, trên nhiều nền tảng như iOS, Android hay Windows.

Nikabot hoạt động như thế nào?

Nikabot hoạt động như thế nào

Khi Nikabot xuất hiện trong Slack Chat của nhóm làm việc của bạn, Chatbot này sẽ nhắn tin riêng cho mọi người trong nhóm mỗi ngày một lần, hỏi một câu: “Bạn đã làm gì vào ngày hôm nay?“. Khi Nika thu thập phản hồi, Chatbot này sẽ tạo báo cáo tự động theo thời gian, dự án và người báo cáo. Nhờ có Nikabot mà việc theo dõi công việc của mọi người trong nhóm trở nên dễ dàng và thân thiện hơn.

Nikabot được thiết lập để tiếp cận mọi người vào cuối ngày hoặc vào bất kỳ thời gian nào nếu bạn thiết lập cho nó. Khi gửi tin nhắn đến Nika, bot sẽ tự tổng hợp và đáh dấu bạn có đi làm ngày hôm đó. Do đó bạn sẽ không cần phải nhớ để điền vào bảng chấm công nữa. Sử dụng báo cáo qua Nika hàng ngày chính xác hơn so với việc tự báo cáo vì mọi người có nhiều khả năng nhớ những gì họ đã làm trong 8 giờ qua.

Báo cáo tự động gửi đến người quản lý

Kết quả công việc hoặc kế hoạch làm việc của bạn hoặc của cả team sẽ được tổng hợp và báo cáo trên một bảng chứa dữ liệu. Bạn có thể xem bảng tổng quát để nắm bắt được tiến độ công việc, kế hoạch làm việc trong thời gian tới hoặc xem chi tiết nội dung công việc của một người nào đó bằng cách click vào báo cáo ngày hôm đó của thành viên trong team.

Nikabot còn có nhiều tính năng khác như xuất báo cáo dưới dạng file excel, xem biểu đồ thống kê khả năng đóng góp của các thành viên trong team cho dự án công việc

Nikabot còn có nhiều tính năng khác như xuất báo cáo dưới dạng file excel, xem biểu đồ thống kê khả năng đóng góp của các thành viên trong team cho dự án công việc, …

Sự linh hoạt của Nikabot trong việc thu thập dữ liệu

Guillermo Landín – Giám đốc của Impossible Ventures – cho biết: “Nikabot giúp chúng tôi đưa ra một cách ​​thức làm việc và sử dụng thời gian hoàn toàn mới. Đồng thời, Nikabot thực hiện nó theo một cách rất mềm mại, không gò bó. Điều đó khiến mọi người sẵn sàng sử dụng nó hơn.

Sau thành công của Nikabot tại Impossible Ventures, nhiều công ty đã sử dụng Nikabot. Hiện tại, có hơn 5000 team đã dùng thử Nikabot.

“Nikabot giúp tôi xem kết quả làm việc của mọi người trong công ty nhanh chóng, các quản lý của chúng tôi không phải chủ động làm bất cứ điều gì” – Thomas Strobl -Giám đốc điều hành tại WILD , một trong những công sử dụng Nikabot nói. Ông còn cho biết thêm: “Chúng tôi không có ai làm quản lý thuần túy và thực sự không ai làm việc theo đúng giờ hành chính cả. Với Nikabot, chúng tôi có thể theo dõi mọi thứ mà không cần tốn thời gian. Chỉ mất một vài giây mỗi ngày để báo cáo.”.

Tự động gửi báo cáo công việc

Nika có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn, chứ không phải ngược lại. Bot sẽ liên hệ với bạn vào thời điểm bạn chọn, nhưng bạn cũng có thể báo cáo công việc của mình suốt cả ngày, ví dụ: nếu bạn muốn báo cáo công việc sớm hơn, hãy nói cho Nika biết, bót sẽ ghi nhận nội dung và thời gian bạn gửi báo cáo. Nếu bạn làm việc trên cùng một dự án trong vài ngày liên tiếp, ngày hôm sau bot sẽ đưa ra câu hỏi: “Hôm nay bạn vẫn làm công việc như ngày hôm qua chứ?”. Và bạn chỉ cần chọn “Đồng ý”, bot sẽ hoàn thành báo cáo ngày cho bạn.

Tương lai của Nikabot và những chatbot có khả năng tương tự

Nikabot chỉ hoạt động trên Slack, ngoài ra có nhiều trang web hay ứng dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng làm workshop ảo cho các phòng ban hay các team trong công ty. Điển hình là Telegram và Skype được nhiều công ty lựa chọn vì tính tiện lợi của chúng. Các chatbot giống như Nika có thể sẽ xuất hiện trên các ứng dụng này trong thời gian sắp tới.

Quản lý chấm công hàng ngày và tự động báo cáo với Chatbot Nikabot

Nhiều công ty chú trọng vào hiệu suất công việc thay vì thời gian làm việc bắt buộc trong một khung giờ hành chính cứng nhắc. Càng ngày càng có nhiều công ty bắt đầu sử dụng hệ thống báo cáo công việc và quản lý chấm công cho nhân viên bằng Chatbot trên các workshop. Với hệ thống này, họ có thể theo dõi tất cả các hệ thống chi nhánh, văn phòng và các bộ phận khác nhau được cập nhật 24/24.

Chatbot hứa hẹn sẽ là một lựa chọn thay thế cho cách quản lý rườm rà và gây khó chịu kiểu cũ. Cách quản lý linh hoạt trong thời kỳ công nghệ 4.0 bùng nổ giúp các thành viên trong công ty tạo ra nhiều giá trị hơn. Chatbot sẽ càng được ứng dụng nhiều hơn nữa, không chỉ trong lĩnh vực quản lý chấm công mà còn ở nhiều lĩnh vực khác.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here